Como construir um bom quadro de colaboradores?

Construir um quadro de funcionários de sucesso vai muito além de simplesmente contratar diversos profissionais e colocá-los para trabalhar.

Mesmo sendo em um pequeno negócio, como um quiosque na praia, até uma grande escola de idiomas, valorizar o capital humano dentro das empresas se tornou um dos maiores diferenciais competitivos – podendo até colocar sua empresa em posições mais altas de lucratividade.

Ainda que sua empresa invista constantemente em tecnologia e também no desenvolvimento estratégico de seus colaboradores, é importante que o setor de RH junto à equipe executiva esteja atenta na colocação devida dos funcionários para que os resultados esperados sejam de fato atendidos.   

Na década de 1950, um estudo realizado pelo economista Theodore Schultz abriu os olhos dos gestores da época para o que hoje é conhecido como “capital humano” dentro das empresas. O termo é utilizado para dar significado à “capacidade de conhecimentos, competências e atributos da personalidade de uma pessoa ao desempenhar um trabalho, de modo a produzir valor econômico.”

O capital humano está diretamente relacionado a uma boa construção do quadro de funcionários. Possuir um time bem organizado, estruturado e que valorize as competências de todos na empresa ajuda em diversos momentos importantes, como tomadas de decisões, remuneração estratégica, expansão do negócio, entre outros.

A seguir, neste artigo especial, entenda como fazer uma boa gestão do quadro de funcionários de uma empresa e como montar um time devidamente alinhado e produtivo para alcançar mais resultados.

O que é um Quadro de Colaboradores?

A grosso modo, um quadro de funcionários significa o número total de colaboradores que preenchem as vagas de uma empresa e que realizam distintas funções para que se alcance os resultados esperados.

Por trás do sucesso de grandes empresas, há grandes equipes de funcionários, que são montadas estrategicamente por seus gestores. Um quadro de funcionários existe para fazer com que um empreendimento atinja resultados satisfatórios e tenha uma lucratividade de um jeito que seria literalmente impossível para uma pessoa só fazer.

Um quadro de funcionários bem-sucedido começa, antes de tudo, com a contratação dos indivíduos certos: colaboradores engajados a se empenhar em prol de um objetivo comum, respeitando uma estrutura hierárquica construída por seus líderes, e que também respeite os valores culturais da empresa.

Montar um quadro de funcionários eficiente é, na prática, organizar os colaboradores de uma forma coesa para que as competências individuais sejam aproveitadas ao máximo possível.

Como construir um Quadro de Colaboradores do zero?

Agora que você já entendeu o que é e qual a função de um quadro de funcionários dentro de uma empresa, chegou o momento de entender como é feita a construção de uma equipe eficiente de colaboradores.

Primeiramente, saiba que não existem regras exatas para definir um quadro de funcionários. Ele é inteiramente elaborado através de um bom diagnóstico das necessidades que a empresa precisa atender no momento.

Não pense neste primeiro momento nas informações mais específicas e técnicas. Comece estipulando os setores de cada área da empresa, seguido dos cargos de cada setor, os nomes dos colaboradores contratados para essas funções, a data de contratação e por fim, a carga horária que cada um deve cumprir.

Estas informações podem estar descritas em uma planilha editável, com acesso liberado a todos os gestores, e deve estar sempre atualizada, a partir de contratações e demissões, ou mudanças de gestão que virem a acontecer.

Caso você e sua equipe julguem relevante, uma boa ideia é imprimir esse quadro e deixá-lo visível em algum lugar do escritório. Você pode inovar também solicitando para que o time de marketing da empresa faça uma comunicação divertida, que faça a equipe se sentir importante dentro do negócio.

Benefícios de montar um bom Quadro de Colaboradores?

O quadro de funcionários devidamente alinhado com as necessidades do negócio pode trazer muitas vantagens para o clima organizacional, comunicação, resultados e lucratividade de uma empresa. Confira alguns dos benefícios que incluem o quadro de funcionários bem estruturado.

Avalia as necessidades de cada setor da empresa

Fazer um quadro de funcionários estruturado e eficiente fará com que qualquer tomada de decisão seja realizada de forma mais consciente.

É comum que, com a correria do cotidiano empresarial, os líderes dos setores não tenham tempo para avaliar se há necessidade de reduzir ou contratar mais membros para suas equipes – e é exatamente nesse momento que um quadro de funcionários é utilizado.

Ao analisar o quadro de funcionários com frieza, cada gestor terá a plena noção de quais passos deve tomar para que a produtividade de cada setor não deixe a desejar.

Evita que se acumulem funções

Mesmo que a alta produtividade seja algo incentivado dentro do meio corporativo, o acúmulo de funções em funcionários acaba se tornando um problema na gestão de pessoas de uma empresa, prejudicando a qualidade da equipe como um todo. 

Através de um quadro de colaboradores bem montado, todas as funções são definidas com exatidão para cada profissional contratado, evitando que confusões aconteçam. Feito isso, fica pouco provável que tarefas e funções fiquem sob responsabilidade de uma só pessoa, deixando seu time de profissionais focados nos resultados específicos e na execução de qualidade de suas áreas.

Avalia os impactos do capital humano

Seja para aumentar ou reduzir o seu time, o gestor de RH e seus respectivos executivos precisam entender a real necessidade de se investir no capital humano do negócio como um todo.

Antes de tomar qualquer decisão, é importante que se analise o impacto que isso fará nos resultados obtidos, para que arrependimentos não aconteçam. Uma vez que funcionários são dispensados, pode ser difícil de recontratá-los ou substituí-los.

Como manter um bom quadro de funcionários?

Bater metas e atingir resultados satisfatórios é algo importante, mas a definição de qualidade de trabalho não se resume a isso. Montar um bom quadro de funcionários é o primeiro passo para se estabelecer uma cultura de alto desempenho e qualidade na sua empresa.

A seguir, confira algumas dicas de como melhorar a produtividade do seu quadro de funcionários, desenvolvendo competências como liderança e trabalho em equipe.

Deixe clara a cultura da empresa desde o primeiro dia

Não é apenas o plano de carreira que seus colaboradores precisam estar cientes. Todos os hábitos e valores comuns da empresa precisam estar alinhados desde o primeiro dia de trabalho.

Isso vai evitar que surpresas desagradáveis aconteçam e também é uma ótima oportunidade para os novos funcionários já irem se adaptando à realidade da empresa.

Respeite a individualidade de todos

Assim como abordamos no tema “capital humano”, funcionários não são apenas metas, resultados e números: eles são indivíduos com vontades próprias e particulares.

Um quadro de funcionários se torna mais produtividade quando cada um deles sente que são parte única e importante da empresa. Lembre eles disso todos os dias e você terá colaboradores engajados e comprometidos com sua equipe e ambiente de trabalho.

Crie laços entres seus funcionários

Fazer com que seu quadro de funcionários se sinta parte de uma grande família é tão importante quanto valorizá-los de forma individual.

Incentive seus colaboradores a se unirem em happy hours e eventos fora do ambiente de trabalho. Desta maneira, laços de amizade e companheirismo serão formados e você terá um time unido e que se respeita.

Trabalhe a comunicação

Pergunte se algo precisa ser melhorado, se tudo está ocorrendo como esperado e se algo está incomodando seus funcionários. Esse estilo de comunicação aberta ao diálogo facilita as relações e cria um vínculo forte entre funcionários e gestores.

Seu quadro de funcionários precisa sentir que é ouvido. O silêncio é a pior maneira de se praticar uma boa gestão.

Tenha um quadro de funcionários diversificado

Diferentes idades, opiniões, origens e culturas dentro de uma empresa cria um ambiente mais plural e diversificado. Certifique-se de contratar a mais diversificada equipe e você terá sempre visões e perspectivas diferentes a respeito da sua empresa.

Dê recompensas

Todo mundo gosta de se sentir valorizado e prestigiado após realizar um bom trabalho, e no ambiente corporativo não é diferente. Uma ótima maneira de demonstrar carinho pelos seus colaboradores é fazer seu quadro de funcionários trabalhar com mais engajamento e estímulo.

Isso pode ser feito através de bonificações, remunerações estratégicas ou presentes personalizados para cada colaborador.

Conclusão

A partir deste conteúdo você pôde perceber que um quadro de funcionários bem montado é a principal força motriz de uma empresa.

Siga as dicas que ensinadas aqui e você terá mais organização e produtividade no seu ambiente de trabalho.

Aproveite e conte para a gente quais as suas experiências com gestão de funcionários você já teve e compartilhe histórias de inspiração. Lembre-se da importância do capital humano dentro das empresas e valorize todos que trabalham com você.

Deste modo, mais resultados e metas serão batidos, juntamente com mais dedicação e engajamento.

fotos: KNN Convention 2023'

+ BÔNUS: Episódio especial - THE JOURNEY PODCAST: Gestão de Equipes e Liderança

LEIA TAMBÉM:

Metodologia 5S: Uma forma de gestão que você precisa conhecer

Escola de idiomas para todas as idades: Como aproveitar essa grande oportunidade?

Como montar um planejamento anual administrativo?