Metodologia 5S: Uma forma de gestão que você precisa conhecer

A eficiência é uma das questões mais importantes quando falamos de ambientes corporativos de alto desempenho e sucesso. Seja para alcançar resultados maiores ou com mais agilidade, os gestores, executivos e empreendedores em geral estão sempre preocupados em fazer com que sua equipe de trabalho se torne mais produtiva, organizada e com hábitos diários mais saudáveis e sustentáveis.

Por causa dos efeitos desastrosos da Segunda Guerra Mundial, muitas empresas estavam passando por crises e dificuldades para se reerguer, alavancando dessa forma uma crise econômica sem precedentes. Foi justamente através dessa necessidade que surgiu no Japão uma filosofia de gestão que até nos dias de hoje é aplicada nas empresas que buscam melhores práticas de organização e dinamismo em seus processos: a metodologia 5s.

Este método pode ser usado por negócios de todos os tamanhos, segmentos, culturas e países. Se você é gestor de alguma empresa e ainda não conhece do que se trata a metodologia 5s, fique por dentro de todos os detalhes desse artigo para aplicar no dia a dia do seu negócio.

Veja aqui tudo o que envolve a metodologia 5s, porque ela é interessante para seus colaboradores e também o passo a passo para transformar seu ambiente de trabalho em lugar mais bem-sucedido, organizado, limpo e eficaz. Boa leitura!

A história por trás da Metodologia 5s

Foi no ano de 1970 que pela primeira vez a gestão de uma grande empresa – a Toyota Motor Center no Japão - aplicou em sua equipe os conceitos da metodologia 5S. Sendo que essa forma de gestão é utilizada mesmo 50 anos depois, temos aí mais um argumento que comprova sua eficácia nos processos de trabalho.

Naquela época, os executivos da Toyota buscavam jeitos de diminuir o desperdício e a ineficiência na fabricação de seus produtos. A metodologia 5S foi empregada como um sistema que tornava real e possível o estilo de fabricação “Just in Time” – a qual evita que o estoque fique parado e que se desperdice matéria-prima de produção.

Desta maneira, os japoneses estipularam os cinco pilares fundamentais em torno do conceito central de um ambiente de trabalho produtivo. Através dos anos que se passaram, esses conceitos e fundamentos se tornaram populares entre a nação japonesa, e mais tarde, em todo o mundo.

O que é a Metodologia 5s?

A metodologia 5S é uma filosofia que promove a eficiência, segurança e disciplina nos processos de trabalho, baseada em cinco fundamentos japoneses que começam com a letra S, são eles: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

O objetivo do método 5S é justamente tornar um local de trabalho melhor e mais ágil, visando a padronização dos processos e melhorando o dinamismo da equipe de trabalho, assim como os índices de satisfação dos empregados e, por fim, a produtividade geral da empresa.

Para desfrutar dos resultados que a metodologia 5s pode proporcionar, é necessário esforços não apenas de um líder da empresa, mas sim de todos os funcionários de modo geral – afinal, estamos aqui falando de uma mudança cultural importante, que necessita da participação de todos os setores de um negócio.

É de extrema importância que a liderança das empresas que buscam aplicar a metodologia 5s invista em treinamentos para que sua implantação seja feita com sucesso.

Caso feita de modo correto e consciente, a aplicação desta metodologia criará uma cultura de alta disciplina em seu negócio, a qual seus colaboradores terão desenvolvido o hábito de identificar problemas e criar boas oportunidades para seu ambiente corporativo.

Mas afinal, como podemos aplicar os fundamentos da metodologia 5S na prática? Veja a seguir!

Os princípios da Metodologia 5s: Conceitos e Prática

Para aplicar a metodologia 5s com sucesso na sua empresa, você deve, antes de tudo, saber do que se trata cada um de seus conceitos com exatidão. Sendo assim, vamos a seguir entender cada um dos princípios dessa filosofia de produtividade.

1.    SEIRI (Senso de Utilização)

O conceito: o primeiro conceito diz respeito ao senso de uso, que é justamente tornar o ambiente de trabalho mais útil, eliminando dessa maneira os obstáculos que atrapalham as demandas da equipe.

Na prática: realoque os objetos, documentos, equipamentos e tudo que for de uso da equipe de uma maneira que faça sentido a todos, deixando os utensílios relacionados próximos uns dos outros e removendo aquilo que não tem utilidade.

2.    SEITON (Senso de Organização)

O conceito: depois de remover o que não tem utilidade, chegou o momento de organizar, colocando todos os itens em ambientes que podem ser encontrados por todos os membros da equipe de trabalho.

Na prática: coloque etiquetas nos armários, arquivos, gavetas, embalagens e pastas para uma fácil identificação. Isso fará com que seus colaboradores não precisem fazer muitas deslocações.

3.    SEISO (Senso de Limpeza)

O conceito: sujeira é algo que atrapalha e muito a produtividade no ambiente de trabalho. Faça uma limpeza minuciosa, eliminando as imperfeições e excessos. Tenha atenção em não acumular sujeira – estamos falando do clássico “sujou, limpou”.

Na prática: esteja sempre atento se o seu ambiente de trabalho está limpo e bem conservado.

4.    SEIKETSU (Senso de Saúde e Higiene)

O conceito: este é meio que uma junção dos três conceitos anteriores. Esteja sempre empenhado em criar um ambiente de trabalho saudável, que não somente tem a ver com saúde física, mas também com saúde mental.

Na prática: pergunte aos seus funcionários periodicamente o que pode ser melhorado em suas rotinas de trabalho e solicite que eles façam os exames médicos pelo menos uma vez ao ano. Não permita atitudes negativas, falta de respeito com os colegas, situações de abuso moral, etc.  

5.    SHITSUKE – Senso de Disciplina

O conceito: o último princípio está relacionado aos níveis de comprometimento da sua equipe. Trabalhe o senso de autogestão e disciplina com seus colaboradores. O objetivo deste último “S” é que todos os princípios anteriores sejam cultivados de maneira contínua e rotineira.

Na prática: você pode criar listas de demandas para cada colaborador saber o que exatamente fazer todos os dias.

A controvérsia do 6º S

Este é um tópico polêmico, mas não podemos deixá-lo passar em branco.

Há quem aplique a metodologia 5s, principalmente em setores industriais, que considera um “S” bônus em seus princípios para eliminar desperdícios e gerar mais resultados: esse S é o de “SEGURANÇA”.

Embora ele não faça parte da metodologia original criada pelos japoneses, sua aplicação também pode ajudar a produtividade e a qualidade de trabalho da equipe de modo geral.

Dicas para Aplicar a Metodologia 5s com sua equipe

Ok, agora que você já conhece todos os conceitos que envolvem a metodologia 5s. Ainda assim, aplicá-la com eficiência necessita um pouco mais do que somente o conhecimento teórico. É preciso que utilize de sua posição como gestor de forma que os preceitos sejam seguidos à risca e com disciplina.

Primeiramente, tenha em mente que você não precisa fazer tudo isso sozinho. Então, que tal delegar a fiscalização dos 5s para alguns de seus colaboradores de mais confiança? Tenha certeza de que eles captaram os conceitos e que possam repassar e fiscalizá-los diariamente. Não se esqueça de selecionar empregados de diversos setores, para que nenhuma parte da empresa fique de fora.

Você pode também tirar uns dias para fazer uma observação meticulosa dos pontos que a empresa está deixando a desejar e criar um planejamento mais direcionado a partir disso. Com estes pontos bem definidos, será muito mais fácil aplicar os valores da metodologia 5s de forma prática.

Sempre deixe claro, na sua forma de comunicação, quais são os benefícios que as novas adaptações vão trazer em relação à qualidade de trabalhos das equipes, e reforce sempre que possível.

Depois de implantados os conceitos da metodologia, faça avaliações, revise os pontos necessários e dê feedbacks periódicos para que a equipe fique ciente do que ainda pode melhorar e também do que já foi melhorado. Desta maneira, se sentirão motivados a estarem em constante evolução.

A importância de aplicar a metodologia 5s

Mesmo as empresas mais antigas e sistemáticas possuem problemas de organização e eficiência, independentemente do segmento em que elas estão inseridas.

Como você viu nos tópicos anteriores, a metodologia 5s pode facilitar a rotina dos gestores, promovendo uma cultura organizacional mais consciente e produtiva. Se até aqui você ainda não se convenceu de que investir nos princípios da metodologia 5s é benéfico, confira outras vantagens que seu negócio pode ter aplicando esta filosofia.

Melhora a organização da empresa

Os objetos equipamentos em geral da sua empresa serão encontrados com mais facilidade, pois tudo estará em seu devido lugar.

Acaba com o tempo ocioso.

Seus colaboradores farão uma melhor gestão do tempo de trabalho, já que eles vão saber exatamente onde encontrar o que precisam.

Aumenta o engajamento

Todo bom gestor gosta de ter em sua equipe funcionários felizes com seu trabalho e motivados, pois ambientes mais organizados unem as pessoas, já que para isso acontecer é necessária a colaboração de todos.

Otimiza as atividades individuais

Por fim, colaboradores que estão satisfeitos com seu ambiente de trabalho são mais saudáveis e trabalham de uma maneira melhor.

Considerações finais

Agora que você já conhece todos os fundamentos que envolvem a metodologia 5s, devemos ressaltar a importância de treinamentos periódicos para que suas equipes de trabalho absorvam e compreendam de modo completo o que se trata essa filosofia.

Não se esqueça também de sempre exemplificar a importância de não deixar os preceitos da metodologia 5s de lado. Você pode fazer isso levando dados sobre a produtividade da empresa aos treinamentos e reuniões em grupo para mostrar aos seus funcionários o quanto eles podem fazer mais e o quanto eles podem estar perdendo em não mudar suas atitudes no ambiente de trabalho. Além disso, pesquise informações de outras empresas que aplicaram a metodologia 5s para inspirar os funcionários a continuarem empenhados em desenvolver essa cultura.

Tenha em mente também que as boas práticas e exemplos devem sempre começar de cima. De nada adianta você cobrar seus empregados boas maneiras no trabalho, se você mesmo não as faz.

Outra dica que também precisamos reforçar é que você mantenha sempre vivo os conceitos da metodologia 5s, delegando um funcionário ou dois para que fiscalizem se os conceitos estão sendo colocados em prática nas rotinas do dia a dia.

Com o passar do tempo, colete feedbacks a respeito das mudanças ocorridas após colocar em prática a metodologia 5s, reforçando o quanto as adaptações foram essenciais para mudanças significativas na empresa.

Por fim, se você seguiu todas as dicas desse artigo, temos certeza que os benefícios serão sentidos a médio e longo prazo, tanto na questão da produtividade da sua empresa, quanto na organização e limpeza do ambiente de trabalho.

Caso você tenha dificuldades em implantar essas e outras práticas de gestão de pessoas na sua empresa, nossa dica é que você busque uma empresa terceirizada, que seja especialista em processo de RH. Desta maneira, a cultura e os valores da metodologia 5s poderão ser aplicadas com qualidade, sem que você precise deixar de focar em outras prioridades.

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